Kirjakolahdus

Tätä on Lean - Ratkaisu tehokkuusparadoksiin

Kirjoittanut: Niklas Modig & Pär Åhlström (2013)



Niklas Modig ja Pär Åhlström ovat kirjoittaneet myynnin johtamisoppaan, jossa käsitellään organisaatioiden resurssi- ja virtaustehokkuutta sekä kerrotaan, mitä lean on ja mitä lean ei ole. Ruotsalaiskaksikko havainnollistaa kirjassaan, miten jokaisella yrityksellä on mahdollisuus lean- toimintastrategian avulla saada toimintansa kannattavammaksi, huolimatta siitä onko kyseessä palvelu- vai tuotanto- organisaatio. 


Kirja on helppolukuinen. Modig ja Åhlström käyttävät kirjassaan paljon esimerkkejä, jotka tekevät lukemisesta mielekästä ja auttavat tekstin sisäistämisessä. 

Kirjan opit, jotka kovimmin kolahtivat minuun:

• Toissijaisten tarpeiden tyydyttämiseksi tarvittavat toiminnot koetaan usein arvoa tuottaviksi, mutta on tärkeää muistaa, ettei niitä olisi tarvittu lainkaan, jos ensisijainen tarve olisi tyydytetty jo ensimmäisessä vaiheessa.
• Prosessien vaihtelulla on suuri vaikutus virtaustehokkuuteen.
• Leanin määritteleminen mahdollisimman korkealla abstraktitasolla takaa laveamman käyttöalueen.
• Lean on toimintastrategia, jonka tavoitteena on parantaa virtaustehokkuutta, luopumatta  resurssitehokkuudesta ja mieluiten niin, että resurssitehokkuuskin kasvaa.
• Leanin toimintastrategian toteuttaminen on matka, joka ei pääty koskaan. Se on dynaaminen tila, jolle ovat ominaista jatkuvat parannukset.

Suositteluni:

Suosittelen kirjaa lämpimästi  ihan jokaiselle. Sen lisäksi, että yritysjohtajat ja työntekijät voivat kirjan opeilla kehittää yritystensä toimintaa kannattavammaksi, voi jokainen soveltaa kirjan vinkkejä  myös omaan arkeensa. Esimerkkinä mainittakoon tehokas ajankäyttö: Mitä nopeammin hoidat keskeneräiset asiat, sitä vähemmän syntyy toissijaisia tarpeita, joiden täyttämiseen kuluu "turhaa" aikaa.

Kirjakolahdus on osa myyntitradenomitutkintoa, jota suoritan Tampereen ammattikorkeakoulussa. Ennen kolahdusta lean oli minulle tuntematon käsite (lukuunottamatta opettajan lähipäivän priiffiä). Kirja sai mielenkiintoni leania kohtaan heräämään ja niinhän siinä sitten kävi, että nälkä kasvaa syödessä. Seuraavaksi ajattelin kuunnella opiskelukaverini vinkkaaman 3L- Learnership Podcastin 😇

Innovointikurssin kirjakolahdus

Vaaralliset ideat 

Kirjoittanut: Alf Rehn (2010)

Alf Rehnin kirja Vaaralliset ideat on toisenlainen kirja luovuudesta. Rehn kyseenalaistaa perinteiset, mukavat luovuudesta kirjoittavat kirjat ja uskaltaa väittää, että todellinen luovuus ei ole mukavaa ja kivaa, vaan vaarallista, uhkaavaa ja riitaisaa. Rehn käyttää kirjassaan viiteen osaan (matkiminen, laajentaminen, provosoiminen, uudelleen arviointi, vaarallinen ajattelu) jaettua vaarallisen ajattelun mallia. Kirjan tarkoitus on saada lukijat kehittämään vaarallista ajattelua ja pohtimaan epämiellyttäviä asioita ja sitä kautta kehittyä luovemmiksi.

Kirja on jaettu neljään osaan:

1. osa: Mukavuusajattelu
2. osa: Ajattelun provosoiminen
3. osa: Arvioi ympäristösi uudelleen
4. osa: Vaarallinen ajattelu

Kirjan "herätyksistä" jäivät erityisesti mieleeni:

• Ilman luovuutta kangistuu kaavoihin.
• Luovuutta voi oppia ja kehittää, mutta sen eteen täytyy tehdä paljon työtä.
• Jos keksit mielestäsi hyvän idean, etsi ihminen, joka ei myötäile idean loistavuutta, vaan löytää sen huonot puolet ja kyseenalaistaa sitä, koska vain siten ideasi voi hioutua timantiksi.
• Toisen idean kopioiminen ei suinkaan aina ole rumaa ja epäreilua. Luovuus saattaa kärsiä jos yrittää olla liian omaperäinen sen sijaan, että yrittäisi löytää toimivampia ratkaisuja.

Vaaralliset ideat erottautui muista jo takakannen perusteella ja sen "uhmakas" tyyli herätti mielenkiintoni. Vaikka kirja on tiukkasanaisesti kirjoitettu alusta loppuun asti, se on helppolukuinen ja kirjoitettu "pilke silmäkulmassa". Takakannen herättämä mielenkiinto säilyi kannesta kanteen.

Suosittelen lämpimästi lukemaan tämän hieman erilaisen kirjan luovuudesta.
Itse en ole vielä ehtinyt lukemaan perinteisiä innovoinnista kirjoitettuja kirjoja, joita Rehn kirjassaan kärkkäästi arvostelee. Mutta juuri hänen arvostelunsa sai minut lainaamaan myös perinteisemmän luovuudesta kirjoitetun kirjan. 

Viestintävälineiden hyödyntäminen yrityksessä

Markkinoilla on monenlaisia yritystoimintaan soveltuvia viestintävälineitä. Niiden joukosta kannattaa etsiä omalle liiketoiminnalle toimivimmat viestintävälineet. Hyvä yhteydenpito asiakkaisiin ja henkilökuntaan sekä henkilökunnan keskinäinen viestiminen, ovat keskeisessä roolissa yrityksen menestymisen kannalta.

Yrityksen sisäinen viestintä

Tiedon kulku organisaatiossa

Asioista tiedottaminen yrityksen sisällä niin, että viesti tavoittaa ihan jokaisen, saa työntekijät tuntemaan, että heitä arvostetaan ja kaikki ovat samalla viivalla. Avoin tiedottaminen on suorassa yhteydessä ilmapiiriin, henkilökunnan tehokkuuteen, viihtyvyyteen ja sitoutumiseen. 

Intranet on organisaation sisäiseen viestintään tarkoitettu verkkopalvelu, jolla voidaan jakaa tietoa samalla kertaa kaikille organisaation jäsenille. Intranet on käytössä etenkin isommissa yrityksissä. 

Kun intranettiin päätetään sijoittaa, kannattaa ideointiin haastaa henkilökuntaa kaikilta sektoreilta ja palkata avuksi asiantuntija, joka auttaa rakentamaan intranetin vastaamaan yrityksen tarpeita, jolloin siitä saadaan mahdollisimman monipuolinen ja kattava tiedon tallentaja. 

Henkilökuntaa on kannustettava intranetin käyttöön ja markkinoitava sitä yrityksen sisällä, jotta sen käyttö ja hyöty saadaan maksimoitua. Lisäksi on huolehdittava, että myös niillä, joilla ei ole työvälineenä tietokonetta, on mahdollisuus päästä intranettiin.


Parhaimmillaan intranet on selkeä tiedonlähde, jota päivitetään ahkerasti ja josta jokaisen on helppo etsiä kaipaamansa tieto tai tarkistaa yrityksen tuoreimmat sisäiset uutiset.

                                          kuva:google

Vuoroviestintä organisaatiossa

                                                                                                                         
Sisäisen tiedottamisen lisäksi, on tärkeää varmistaa, että organisaation jäsenten on helppo olla vuorovaikutuksessa keskenään ja mahdollisuus saada yhteys toisiinsa nopeasti, kun tarve sitä vaatii.

Tähän tarpeeseen vastaa Microsoft Lync, jonka kautta koko organisaation jäsenet saavat lähetettyä pikaviestejä, vaikka maapallon toisella puolella työskentelevälle kollegalle. Lyncissä näkee heti, onko viestin vastaanottaja paikalla. Lyncin kautta on myös mahdollista pitää videoneuvottelu, esimerkiksi kokous tai etäopetusta.

Itselläni on lyncistä kovin vähänlaisesti kokemusta, mutta mielestäni hyvin toimivan oloinen viestintäväline yrityksen sisäiseen vuoroviestintään. Helppo tavoittaa kuka tahansa organisaation sisältä. Ja plussaa siitä, että pikaista vastausta kaivatessa on mahdollisuus nähdä, onko tavoittelemani henkilö paikalla, jolloin voin tarvittaessa, kääntyä toisen henkilön puoleen. Myös kokous- tai etäkoulutusmahdollisuus videoneuvotteluna kuulostaa hyvältä etenkin silloin, kun tapaamisiin osallistuvilla henkilöillä on pitkät välimatkat. 
                                                                                                                                                                                                                                               kuva:google

Yrityksen ulkoinen viestintä

Jos pitäisi valita vain yksi viestintäväline yrityksen ulkoiseen viestintään, niin valitsisin ehdottomasti puhelimen, koska sen avulla on helppo olla vuorovaikutuksessa asiakkaaseen tai yhteistyökumppaniin.

Itse nappaan puhelimen käyttööni etenkin silloin, kun jokin asia vaatii nopeaa selvittämistä. Asia, jonka loppuunsaattaminen voi esimerkiksi sähköpostin välityksellä viedä jopa päiviä, saattaa olla mahdollista selvittää parin minuutin mittaisen puhelun aikana. 

Puhelin on paitsi nopea, myös selkeä viestintäväline, jonka kautta asioita hoidettaessa, tulee havoin väärinkäsityksiä, toisin kuin viestintävälineillä, joilla ajatustenvaihtoa käydään kirjoittamalla. 

Lähteet:
https://fulmore.fi/blogi/sisainen-viestinta-tarkeaa/
https://www.poutapilvi.fi/artikkelit/intranet-ilmoitustaulusta-innovaatioalustaksi/
Kuvat:
https://unsplash.com/search/photos/communication

Asiantuntijaviestinnän kymmenen käskyä:

Viestinnän vinkkejä Sinulle, Asiantuntija!

1.    Ole oma itsesi!

Älä yritä esittää jotain mitä et ole. Saat asiasi parhaiten perille olemalla oma itsesi, koska silloin olet parhaimmillasi.

2.   Hio esiintymistäsi!

Tee palvelus itsellesi ja muille, harjoittele esiintymistäsi. Kun esiintymisesi on luontevaa, sinun on miellyttävämpi kohdata yleisösi, eikä yleisön tarvitse kokea myötähäpeää puolestasi, vaan se voi rauhassa keskittyä kuuntelemaan asiaasi.

Opettele asiasi niin hyvin, ettet tarvitse muistiinpanoja. Dioista tai paperista lukeminen murentaa uskottavuuttasi.

3.     Ole helposti ymmärrettävä!

Jaa asiantuntemustasi kielellä, jonka vastapuoli ymmärtää. Asiantuntijan suosiota mitataan ymmärrettävyyden mittarilla. Mitä paremmin osaat asiantuntemuksellasi auttaa muita ymmärtämään ympäröivää maailmaa, sitä suositumpi asiantuntija olet.

4.     Kuuntele! – Keskustele!

Viestinnässä on virheellistä ajatella, että jos on puhumisen taito hyppysissä, niin hyvä tulee. Kuuntelemisen taito on tärkeä osa viestintää, joten jollei se ole sinulle luontaista, niin opettele sitä. Älä ole itse äänessä koko ajan, vaan kuuntele vastapuolen näkemyksiä ja kysymyksiä.

5.     Seiso sanojesi takana!

Tuo esiin oma näkemyksesi asioista ja seiso sanojesi takana. Älä lannistu, vaikka kaikki eivät ole kanssasi samaa mieltä.

6.     Naura itsellesi!

Itselle nauraminen on tärkeä taito. Kun kaikki ei menekään suunnitelmien mukaan, voi tilanteen kuitata naurahtamalla itselleen.

7.     Ole läsnä!

Älä mieti eilistä päivää tai illan kauppalistaa, vaan ole aidosti läsnä ja anna vastapuolelle täysi huomiosi.

8.     Ole helposti lähestyttävä!

       Kun olet positiivinen, avoin ja katsot ihmisiä silmiin, annat itsestäsi helposti lähestyttävän  vaikutelman.

9.     Luottamus on kaiken A ja O!

Kun saat vastapuolen luottamuksen, muista olla luottamuksen arvoinen. Menetettyä luottamusta on vaikea saada takaisin.

     10.     Sosiaalinen media – mahdollisuus tai uhka!

Viestiminen sosiaalisen median kautta, antaa asiantuntijalle lähes rajattomat mahdollisuudet viedä asiaansa eteenpäin. - Mieti kuitenkin tarkkaan ennen tekstin julkaisemista, onko tekstisi painokelpoinen. Äärimmäisessä tapauksessa vuosikymmenien aikana rakennettu maine voi murentua yhdessä yössä.

Lähteet:

Hernberg K. 2013. Asiantuntija epämukavuusalueella. Liettua: BALTO print.

Kortesuo K. 2011. Tee itsestäsi brändi. Porvoo: Bookwell Oy.

https://fi.wikipedia.org/wiki/Kriisiviestint%C3%A4