Viestintävälineiden hyödyntäminen yrityksessä

Markkinoilla on monenlaisia yritystoimintaan soveltuvia viestintävälineitä. Niiden joukosta kannattaa etsiä omalle liiketoiminnalle toimivimmat viestintävälineet. Hyvä yhteydenpito asiakkaisiin ja henkilökuntaan sekä henkilökunnan keskinäinen viestiminen, ovat keskeisessä roolissa yrityksen menestymisen kannalta.

Yrityksen sisäinen viestintä

Tiedon kulku organisaatiossa

Asioista tiedottaminen yrityksen sisällä niin, että viesti tavoittaa ihan jokaisen, saa työntekijät tuntemaan, että heitä arvostetaan ja kaikki ovat samalla viivalla. Avoin tiedottaminen on suorassa yhteydessä ilmapiiriin, henkilökunnan tehokkuuteen, viihtyvyyteen ja sitoutumiseen. 

Intranet on organisaation sisäiseen viestintään tarkoitettu verkkopalvelu, jolla voidaan jakaa tietoa samalla kertaa kaikille organisaation jäsenille. Intranet on käytössä etenkin isommissa yrityksissä. 

Kun intranettiin päätetään sijoittaa, kannattaa ideointiin haastaa henkilökuntaa kaikilta sektoreilta ja palkata avuksi asiantuntija, joka auttaa rakentamaan intranetin vastaamaan yrityksen tarpeita, jolloin siitä saadaan mahdollisimman monipuolinen ja kattava tiedon tallentaja. 

Henkilökuntaa on kannustettava intranetin käyttöön ja markkinoitava sitä yrityksen sisällä, jotta sen käyttö ja hyöty saadaan maksimoitua. Lisäksi on huolehdittava, että myös niillä, joilla ei ole työvälineenä tietokonetta, on mahdollisuus päästä intranettiin.


Parhaimmillaan intranet on selkeä tiedonlähde, jota päivitetään ahkerasti ja josta jokaisen on helppo etsiä kaipaamansa tieto tai tarkistaa yrityksen tuoreimmat sisäiset uutiset.

                                          kuva:google

Vuoroviestintä organisaatiossa

                                                                                                                         
Sisäisen tiedottamisen lisäksi, on tärkeää varmistaa, että organisaation jäsenten on helppo olla vuorovaikutuksessa keskenään ja mahdollisuus saada yhteys toisiinsa nopeasti, kun tarve sitä vaatii.

Tähän tarpeeseen vastaa Microsoft Lync, jonka kautta koko organisaation jäsenet saavat lähetettyä pikaviestejä, vaikka maapallon toisella puolella työskentelevälle kollegalle. Lyncissä näkee heti, onko viestin vastaanottaja paikalla. Lyncin kautta on myös mahdollista pitää videoneuvottelu, esimerkiksi kokous tai etäopetusta.

Itselläni on lyncistä kovin vähänlaisesti kokemusta, mutta mielestäni hyvin toimivan oloinen viestintäväline yrityksen sisäiseen vuoroviestintään. Helppo tavoittaa kuka tahansa organisaation sisältä. Ja plussaa siitä, että pikaista vastausta kaivatessa on mahdollisuus nähdä, onko tavoittelemani henkilö paikalla, jolloin voin tarvittaessa, kääntyä toisen henkilön puoleen. Myös kokous- tai etäkoulutusmahdollisuus videoneuvotteluna kuulostaa hyvältä etenkin silloin, kun tapaamisiin osallistuvilla henkilöillä on pitkät välimatkat. 
                                                                                                                                                                                                                                               kuva:google

Yrityksen ulkoinen viestintä

Jos pitäisi valita vain yksi viestintäväline yrityksen ulkoiseen viestintään, niin valitsisin ehdottomasti puhelimen, koska sen avulla on helppo olla vuorovaikutuksessa asiakkaaseen tai yhteistyökumppaniin.

Itse nappaan puhelimen käyttööni etenkin silloin, kun jokin asia vaatii nopeaa selvittämistä. Asia, jonka loppuunsaattaminen voi esimerkiksi sähköpostin välityksellä viedä jopa päiviä, saattaa olla mahdollista selvittää parin minuutin mittaisen puhelun aikana. 

Puhelin on paitsi nopea, myös selkeä viestintäväline, jonka kautta asioita hoidettaessa, tulee havoin väärinkäsityksiä, toisin kuin viestintävälineillä, joilla ajatustenvaihtoa käydään kirjoittamalla. 

Lähteet:
https://fulmore.fi/blogi/sisainen-viestinta-tarkeaa/
https://www.poutapilvi.fi/artikkelit/intranet-ilmoitustaulusta-innovaatioalustaksi/
Kuvat:
https://unsplash.com/search/photos/communication